Alt acente ağı nasıl kurulur? Yasal çerçeve, iş modeli ve yönetim

Bir acentenin büyümesinin iki yolu vardır: daha fazla son müşteriye satış yapmak ya da başka acentelerin satış gücünü kendi altyapısına bağlamak. İkinci yol alt acente ağıdır. IATA yetkisi veya güçlü tedarikçi anlaşmaları olan bir acente, bu içeriği yüzlerce küçük acenteye açarak satış hacmini ofis kapasitesinin çok ötesine taşıyabilir. Ancak ağ büyüdükçe tahsilat, kural ihlali ve kâr kontrolü riskleri de büyür. Bu rehberde alt acente ağı nasıl kurulur sorusunu yasal çerçeveden iş modeline, sözleşmeden kredi limitine ve yazılım altyapısına kadar adım adım yanıtlıyoruz.

Alt acente ağı nedir?

Alt acente ağı, bir ana acentenin veya konsolidatörün bilet kesme yetkisini ve tedarikçi içeriğini, sözleşmeyle bağladığı başka acentelere kendi fiyat, kâr ve tahsilat kurallarıyla açtığı satış yapısıdır. Alt acente kendi müşterisine satar, bileti ana acentenin altyapısından keser ve ana acenteyle hesaplaşır.

Bu yapıda her tarafın kazancı farklıdır. Ana acente, kendi ofisinin ulaşamayacağı müşterilere ulaşır ve her satıştan kendi kâr payını alır. Alt acente ise IATA akreditasyonu veya çok sayıda tedarikçi anlaşması kurmadan geniş bir içeriğe erişir. Sektörde "alt acenta", "bayi" ve "B2B acente" ifadeleri de aynı yapıyı anlatmak için kullanılır.

Alt acente ağının yasal çerçevesi nedir?

Seyahat Acentaları Yönetmeliği, bir seyahat acentasının başka bir acentanın hizmetlerinin tamamını veya bir kısmını, ürün sahibinin yetkilendirmesiyle satabilmesine imkân tanır ve ürün başka bir acentaya aitse ürün sahibi acentanın sözleşmelerde açıkça belirtilmesini zorunlu tutar. Alt acente ilişkisi bu nedenle yazılı yetkilendirmeye dayanmalıdır.

Yönetmeliğin ağ kuran bir acenteyi ilgilendiren diğer hükümleri şunlardır:

• Acenta grupları: Yönetmelik acentaları verdikleri hizmetlere göre A, B ve C gruplarına ayırır; B ve C grubu acentaların A grubu acentaların görevlendirdiği hizmetleri yapabileceğini ve görevlendirmenin yazı veya sözleşmeyle belgelenmesi gerektiğini düzenler.
• Sözleşme bilgileri: Acenta, sözleşmelerde belge numarasını, unvanını ve adresini belirtmekle yükümlüdür.
• Online satış kanalları: Belge numarası ve acenta unvanının online satış kanallarının ilk açılış sayfasında yer alması zorunludur. Alt acenteye kendi markasıyla satış sitesi açacaksanız bu alan her site için doğru doldurulmalıdır.
• Şubeler: Acentanın açtığı şubeler için acentanın kuruluş koşulları da geçerlidir; alt acente ile şube farklı hukuki yapılardır.

Yönetmeliğin son değişikliği 26 Temmuz 2024 tarihlidir. Sözleşme metnini hazırlarken güncel metni ve bir hukuk danışmanının görüşünü esas almanızı öneririz.

Alt acente ağı hangi iş modelleriyle kurulur?

Alt acente ağı üç temel modelle kurulur: IATA'lı bir acentenin BSP yetkisini ağına açması, bir konsolidatörün net fiyatlı içeriğini acentelere dağıtması ve bölge temsilcisi (GSA) katmanıyla kademeli dağıtım yapılması. Modeller birbirini dışlamaz; büyük ağlarda üçü birlikte görülür.

BSP, IATA'lı acentelerin sattığı biletlerin havayollarına raporlandığı ve ödemenin toplu olarak yapıldığı uzlaşma sistemidir. IATA'lı bir ana acentenin ağında biletler ana acentenin yetkisiyle kesildiği için, alt acentelerden tahsilat takviminin ana acentenin havayollarına ve BSP'ye yaptığı ödemelerle uyumlu kurulması gerekir. Kavramlar için konsolidatör ve GSA sayfalarına bakabilirsiniz.

Alt acente ağı adım adım nasıl kurulur?

Alt acente ağı; iş modelinin belirlenmesi, sözleşme çerçevesinin hazırlanması, içerik ve fiyat politikasının kurulması, kredi ve tahsilat kurallarının tanımlanması, portalın açılıp alt acentelerin eğitilmesi ve ağın sürekli izlenmesiyle kurulur. İlk alt acente açılmadan önce ilk dört adımın tamamlanmış olması gerekir.

1. İş modelini belirleyin. Ağın IATA yetkinizle mi, konsolidatör içeriğinizle mi, GSA katmanıyla mı kurulacağını netleştirin.
2. Sözleşmeyi standartlaştırın. Yetkilendirme, ürün sahibinin belirtilmesi, tahsilat, kredi limiti, ADM yansıtma, satış sonrası sorumluluk ve fesih maddelerini içeren tek bir şablon hazırlayın.
3. İçerik ve fiyat politikasını kurun. Hangi tedarikçinin hangi alt acenteye açık olacağını, kâr katmanlarınızı ve servis bedeli kurallarınızı tanımlayın.
4. Kredi ve tahsilatı tanımlayın. Alt acente bazında kredi limiti, depozito ve kartla ödeme seçeneklerini, ekstre ve ödeme takvimini belirleyin.
5. Portalı açın ve eğitin. Alt acente kullanıcılarını açın; arama, opsiyon, ödeme, iptal ve değişiklik kurallarını uygulamalı olarak gösterin.
6. Ağı izleyin. Satış, bakiye, iptal oranı, opsiyon kullanımı ve ADM gibi göstergeleri alt acente bazında düzenli inceleyin.

Alt acenteler nasıl seçilir?

Alt acente seçiminde ilk ölçüt satış potansiyeli değil, güvenilirliktir: geçerli işletme belgesi, ödeme geçmişi, operasyon yetkinliği ve kurallara uyum kültürü. Ağa giren her acente, ana acentenin havayollarına karşı itibarını ve finansal riskini paylaşır.

Başvuru aşamasında şu bilgileri istemek iyi bir başlangıçtır:

• Yasal bilgiler: Seyahat acentası işletme belgesi ve belge numarası, ticari unvan, adres ve imza yetkilisi.
• Faaliyet bilgisi: Hangi müşteri tipine, hangi rotalarda satış yaptığı ve tahmini aylık bilet hacmi.
• Ödeme tercihi: Depozitolu mu, kredi limitli mi, kartla anında ödemeli mi çalışmak istediği.
• Kullanıcılar: Portalı kullanacak çalışanların listesi ve her birinin yetki seviyesi.

Yeni alt acenteyi sınırlı içerik ve düşük limitle başlatıp performansına göre genişletmek, ağın kalitesini korumanın en basit yoludur.

Kâr paylaşımı ve fiyat politikası nasıl kurgulanır?

Alt acente ağında kâr paylaşımı genellikle katmanlı markup ile kurgulanır: ana acente net fiyatın üzerine kendi kârını ekler, varsa GSA kendi kârını ekler, alt acente de son müşteriye satarken kendi kârını ekler. Her katman yalnızca kendi kârını görür, böylece ticari bilgi korunur.

Kâr kuralları tek bir oranla sınırlı kalmamalıdır. İç hat ile dış hat, havayolu, tedarikçi, kabin, yolcu tipi ve fiyat aralığı gibi kriterlere göre farklı kâr tanımlamak, hem rekabetçi kalmayı hem de marjı korumayı sağlar. Kârın rezervasyon, yolcu, bilet veya bacak başına uygulanabilmesi de özellikle çok bacaklı ve kalabalık rezervasyonlarda fark yaratır. Kâr ve komisyon dengesini uçak bileti acenta komisyonu rehberinde ayrıca ele aldık.

Kredi limiti ve tahsilat riski nasıl yönetilir?

Kredi limiti ve tahsilat riski; her alt acente için ayrı limit, depozito veya kartla anında ödeme seçeneği, düzenli hesap ekstresi ve limitin ödeme geçmişine göre gözden geçirilmesiyle yönetilir. Alt acente ağlarında en büyük finansal risk, kesilmiş ama tahsil edilmemiş biletlerdir.

Pratik bir yaklaşım, yeni alt acenteyi depozito veya kartla ödemeyle başlatmak, ödeme düzeni oturdukça kredi limiti tanımlamaktır. Limit aşımının satış anında fark edilmesi, ay sonunda ekstreden fark edilmesinden çok daha az maliyetlidir. Hesap ekstresi, bakiye geçmişi ve faturaların alt acente tarafından da görülebilmesi, mutabakat tartışmalarını büyük ölçüde azaltır.

Kural uyumu ve ADM riski nasıl kontrol edilir?

Kural uyumu, alt acentelerin yaptığı her rezervasyon ve biletin havayolu ve tedarikçi kurallarına uygun olmasını sağlamaktır; ihlal halinde havayolu bileti kesen acenteye ADM düzenler. Ağdaki bir alt acentenin hatası, ana acenteye fatura olarak döner.

AJet'in acente kuralları bu riski somutlaştırır: sahte, mükerrer, test amaçlı veya pasif rezervasyonlar için PNR başına ADM, saklı grup için yolcu başına ADM öngörülür. Sistem ve bağlantılı uçuş suistimalinde yolcu başına ceza öngörülür ve AJet, acentenin sisteme erişimini kısıtlayabilir; PNR'ı oluşturan ve biletleyen acente farklıysa her iki acentenin erişimi kapatılabilir. Bu son madde, alt acente ağı işleten bir ana acente için tüm ağın erişimini riske atabilecek bir hükümdür.

Riskin kontrolü için üç önlem öne çıkar: alt acentelere yalnızca ihtiyaç duydukları tedarikçileri açmak, her işlemin hangi kullanıcı tarafından yapıldığını kayıt altında tutmak ve ADM'nin alt acenteye yansıtılmasını sözleşmede açıkça düzenlemek. ADM kavramı için ADM sayfasına bakabilirsiniz.

Alt acente ağının performansı nasıl ölçülür?

Alt acente ağının performansı; alt acente bazında satış hacmi, kâr katkısı, açık bakiye ve vade aşımı, iptal ve opsiyon kullanım oranları ile ADM sayısı izlenerek ölçülür. Ağın toplam satışı büyürken bu göstergelerden biri bozuluyorsa sorun büyümeden fark edilmelidir.

Ölçümde dikkat edilmesi gereken nokta, en çok satan alt acentenin her zaman en değerli alt acente olmadığıdır. Yüksek hacimle birlikte yüksek iptal, uzun vade ve sık ADM getiren bir alt acente, daha küçük ama düzenli çalışan bir acenteden daha az kâr bırakabilir. Bu nedenle raporların satış, kârlılık ve finans verisini aynı ekranda göstermesi karar vermeyi kolaylaştırır.

Alt acente ağı için yazılımda neler olmalı?

Alt acente ağını yöneten yazılımda acente hiyerarşisi, katmanlı markup, alt acente bazında kredi limiti ve finans ekranları, tedarikçi bazında yetkilendirme, duyuru ve kullanıcı yönetimi bulunmalıdır. Bu işlevler olmadan ağ büyüdükçe kontrol e-posta ve tablolara dağılır.

DIJI.TECH'in uçak bileti yazılımı içindeki B2B portal bu yapıyı şöyle karşılar:

• Hiyerarşi: Master acente, GSA ve standart acente olmak üzere üç acente tipi; GSA kendi alt acentelerini, duyurularını ve markup kurallarını yönetir.
• Katmanlı markup: Acente, GSA ve alt acente zincirinde her katman kendi kârını ekler ve yalnızca kendi kârını görür; kâr rezervasyon, yolcu, bilet veya bacak başına uygulanabilir.
• Tedarikçi yetkisi: Her tedarikçi hesabı (credential) için dahil ve hariç havayolları tanımlanır ve bu hesaplar her acenteye ayrı ayrı açılıp kapatılır.
• Finans: Acente kaydında kredi limiti; hesap ekstresi, bakiye geçmişi, depozito, satış ve komisyon faturaları ekranları; acente cüzdanı ve ödeme linkleri.
• Ücretler: Servis bedeli fiyat kırılımında ayrı satır olarak gösterilir; temsilciler rol limitleri içinde manuel ücret ekleyebilir.

Aynı portal, B2C satış sitesi ve kurumsal portalla aynı rezervasyon motorunu kullandığı için bir tedarikçiyi bir kez bağlamak tüm kanallarda satış için yeterlidir. Ayrıntılar B2B uçak bileti yazılımı ve konsolidatör yazılımı sayfalarındadır.