Turizm muhasebe entegrasyonu: bilet satışından faturaya kesintisiz akış

Turizm muhasebe entegrasyonu, bilet satışının son adımıdır: ödeme alındıktan sonra satışın faturaya, cari kayda ve muhasebe satırına dönüşmesi. DIJI.TECH'in uçak bileti yazılımı bu adımı ödeme akışına bağlar; muhasebe ekibiniz satışları tablolardan kopyalamak zorunda kalmaz.

Turizm muhasebe entegrasyonu ne sağlar?

Turizm muhasebe entegrasyonu, acente yazılımındaki her ödenmiş satışın muhasebe veya e-belge sistemine otomatik aktarılmasıdır. Yazılım üç farklı aktarım biçimini destekler: belge düzenleme (e-Fatura ve e-Arşiv), back office kaydı (cari ve bilet) ve muhasebe sisteminin kendisinin okuduğu satış beslemesi. Hangi biçimi kullanacağınız, acenta muhasebenizi hangi sistemde tuttuğunuza bağlıdır.

Hangi muhasebe sistemleri bağlanabilir?

Yazılımda hazır beş muhasebe bağlantısı vardır: Paraşüt, TÜRMOB Luca ve Logo Netsis e-Fatura/e-Arşiv belgesi düzenler, Arkman cari ve bilet kaydı alır, SYS ise uçuş satışlarını besleme üzerinden kendisi çeker. Aşağıdaki tablo her birini özetler:

Bağlantılar birlikte kullanılabilir; bir belge bağlantısı, Arkman kaydı ve SYS beslemesi aynı satış için yan yana çalışabilir. Aynı satışın iki kez resmi belgeye dönüşmemesi için belge düzenleyen bağlantılardan yalnızca birini açık tutmanız yeterlidir.

Satışlar muhasebeye nasıl aktarılır?

Aktarım ödemeyle başlar. Sepet ödendiğinde yazılım her satış kalemi için etkin muhasebe bağlantılarını çalıştırır. Belge düzenleyen bağlantılarda önce platformda bir belge kaydı açılır; bu kayıt aynı satışın ikinci kez faturalanmasını engeller. Ardından belge sağlayıcıya gönderilir ve belge numarası ile PDF geldiğinde rezervasyona eklenir.

Geçici hatalarda istek artan aralıklarla yeniden denenir; doğrulama hataları ise ekibinizin düzeltmesi için bekletilir. Rezervasyon listelerinde her satışın muhasebe aktarım durumu ayrı bir sütunda görünür. Otomatik düzenlemeyi kapatırsanız belgeyi rezervasyon panelinden elle başlatırsınız. Canlıya geçmeden önce sandbox modunda akışı sağlayıcıya istek göndermeden deneyebilirsiniz.

e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri

e-Fatura ve e-Arşiv, faturanın kâğıt yerine elektronik ortamda düzenlenip iletildiği GİB uygulamalarıdır; hangisinin kesileceği alıcının e-Fatura kaydına bağlıdır. Paraşüt ve Luca bağlantıları alıcının vergi numarasıyla bu kaydı sorgular ve belge türünü otomatik seçer. Logo Netsis'te vergi numaralı alıcılar için belge türü ayarlardan belirlenir, bireysel ve yabancı alıcılara e-Arşiv kesilir.

Uçak bileti faturası birden fazla satırdan oluşur: bilet satırı ("Tek Yön Uçak Bileti" veya "Gidiş / Dönüş Uçak Bileti"), acentenin kârını gösteren hizmet bedeli, iç hat biletlerinde alan vergisi ve taksitli ödemede taksit farkı. KDV oranları, dış hat biletinde bilet ve hizmet bedeli satırlarına uygulanan uluslararası taşımacılık istisna kodu, iç hat alan vergisi istisna kodu ve belge notu şablonu ayarlardan tanımlanır. Bu değerlerin işlemlerinize uygunluğunu mali müşavirinizle teyit etmeniz gerekir; konunun ayrıntıları bilet muhasebesi ve e-Fatura rehberindedir.

SYS uçuş beslemesi

SYS, acentenin alan adındaki besleme adresinden kesilen biletleri yolcu bazında okur; kur farkını izleyebilmesi için satış ve tedarikçi tarafı ayrı taşınır. Alanların ve bilet değişikliği davranışının ayrıntısı SYS muhasebe entegrasyonu sayfasındadır.

Hangi bağlantıyı seçmelisiniz?

Doğru bağlantı, muhasebenizin bugün nerede tutulduğuna göre seçilir. Yeni bir sistem kurmak yerine mevcut düzeninize uyan bağlantıyı açmak, geçiş yükünü en aza indirir:

• Ön muhasebeniz Paraşüt'teyse: Paraşüt bağlantısı faturayı ve e-belgeyi doğrudan orada oluşturur.
• e-Belgeleriniz TÜRMOB Luca üzerinden düzenleniyorsa: Luca bağlantısı belgeleri TÜRMOB Luca e-Fatura servisleri üzerinden keser.
• Şirketiniz Logo Netsis ERP kullanıyorsa: Netsis bağlantısı faturayı ERP'nin serileri ve stok kodlarıyla yazar.
• Back office'iniz Arkman'daysa: Arkman bağlantısı bilet ve cari kayıtlarını aktarır, bakiyeleri portala getirir.
• Muhasebeniz SYS'teyse: SYS beslemesini açarsınız, gerisini SYS'in okuma planı yürütür.

Muhasebe entegrasyonu nasıl devreye alınır?

Muhasebe bağlantısı; sistemi seçmek, erişim bilgilerini girmek, KDV ve istisna ayarlarını mali müşavirle belirlemek, sandbox modunda deneme belgeleriyle test etmek ve canlıda aktarım sütununu izlemek olmak üzere beş adımda devreye alınır:

1. Sistemi seçin: Belge mi düzenlenecek, kayıt mı aktarılacak, besleme mi açılacak; yukarıdaki listeye göre karar verin.
2. Bağlantı bilgilerini girin: Her sistemin kendi erişim alanları vardır; örneğin Paraşüt'te API anahtarları, Luca'da firma vergi numarası ve IP izni, Netsis'te sunucu adresi ve seri bilgileri.
3. Belge ayarlarını yapın: KDV oranlarını, fiyatların KDV dahil olup olmadığını, istisna kodlarını, belge notu şablonunu ve e-Arşiv için internet satışı web adresini mali müşavirinizle birlikte belirleyin.
4. Sandbox modunda deneyin: Sağlayıcıya istek gitmeden oluşan deneme belgeleriyle satırları ve tutarları kontrol edin.
5. Canlıya geçin: İlk günlerde rezervasyon listesindeki muhasebe aktarım sütununu ve hata kayıtlarını izleyin.

Raporlar ve finans ekranları

Muhasebe aktarımını kontrol etmenin yolu raporlardır. Yazılımda uçuş satış raporu, komisyon, kâr, kârlılık, satıcı komisyonu ve fiyat mutabakatı raporları bulunur. Finans ekranlarında hesap ekstresi, bakiye geçmişi, depozito, satış faturaları ve komisyon faturaları izlenir.

Arkman bağlıysa alt acenteleriniz Arkman'daki kredi limitlerini ve cari hareketlerini de portalda görür. Kâr katmanlarının nasıl oluştuğunu fiyatlandırma ve markup sayfasında, tahsilat tarafını ise sanal POS entegrasyonu sayfasında bulabilirsiniz.