Grup uçak bileti yazılımı: talepten biletlemeye tek akış

Grup satışı, acenta gelirinin yüksek tutarlı ama yönetmesi en zahmetli kalemlerinden biridir. Bir okul gezisi, bir spor kulübünün deplasman yolculuğu ya da bir şirketin bayi toplantısı; her biri haftalarca süren yazışma, birden fazla teklif revizyonu, depozito ve bakiye tahsilatı, değişen yolcu listeleri ve kesin son tarihler demektir. Grup uçak bileti yazılımı bu süreci e-posta kutusundan ve tablolardan çıkarıp tek bir dosyaya taşır. DIJI.TECH'in uçak bileti yazılımı içindeki grup uçuş rezervasyon modülü, talepten kapanışa kadar her adımı kayıt altında tutar.

Grup uçak bileti yazılımı nedir?

Grup uçak bileti yazılımı, toplu uçak bileti taleplerini talep, teklif, rezervasyon, ödeme, biletleme, değişiklik ve kapanış adımlarıyla yöneten bir iş akışı sistemidir. Bireysel bilet satışında arama yapılır ve bilet dakikalar içinde kesilir; grup satışında ise fiyat pazarlıkla oluşur, onay ve ödeme haftalara yayılır, yolcu listesi sonradan netleşir.

Bu nedenle grup satışı, bireysel arama motorundan farklı bir araç ister. Modül, her grup talebini tek bir dosya olarak açar ve o dosyanın içinde teklifleri, onayları, ödemeleri, yolcuları, görevleri ve belgeleri birlikte tutar. Ekipten biri izne çıktığında ya da talep başka bir temsilciye devredildiğinde, dosyanın tüm geçmişi olay zaman çizelgesinde hazır bekler.

Grup biletinin müşteri tarafındaki işleyişini merak ediyorsanız grup uçak bileti rezervasyonu rehberine bakabilirsiniz.

Grup rezervasyon akışı hangi adımlardan oluşur?

Grup rezervasyon akışı yedi adımdan oluşur ve her adım bir öncekinin çıktısını kullanır:

1. Talep: Grup büyüklüğü, rota, tarihler ve grup tipi kaydedilir.
2. Teklif: Havayolundan veya tedarikçiden alınan grup fiyatı, acentenin satış fiyatı ve şartlarla birlikte müşteriye sunulur.
3. Rezervasyon: Onaylanan teklif opsiyonlu rezervasyona dönüşür.
4. Ödeme: Depozito ve bakiye kalemleri ödeme planına göre tahsil edilir.
5. Biletleme: Yolcu listesi tamamlandığında biletler kesilir.
6. Değişiklik: Küçültme, büyütme, kısmi iptal veya tarife değişikliği işlenir.
7. Kapanış: Uçuş gerçekleştikten sonra dosya kapatılır.

Talepler farklı kanallardan gelebilir; ekip talebi açarken kaynağını B2B panel, B2C site formu, çağrı merkezi, e-posta veya white-label kanal olarak işaretler ve tüm talepler aynı listede aynı akışla ilerler. Grup tipi olarak kurumsal, spor, öğrenci, hac ve umre, tur ve diğer seçenekleri bulunur; bu ayrım raporlamada ve ekip içi önceliklendirmede işe yarar.

Satış, operasyon ve ödeme durumu neden ayrı izlenir?

Grup dosyasında satış, operasyon ve ödeme durumu üç ayrı iz olarak tutulur, çünkü bir grup aynı anda farklı aşamalarda olabilir. Örneğin satış tarafında onaylanmış bir talep, operasyon tarafında henüz opsiyonda, ödeme tarafında ise depozito bekliyor olabilir. Tek bir durum alanı bu gerçeği gizler.

Kaybedilen talepler için sebep kodu zorunludur: fiyat, opsiyon süresi, rakip, planın iptali, geç cevap veya diğer. Bu kayıtlar zamanla hangi sebeple grup kaybettiğinizi gösteren değerli bir veri setine dönüşür.

Teklif hazırlama, revizyon ve müşteri onayı

Grup teklifi, müşteriye sunulan fiyatın, depozito şartlarının ve iptal cezalarının bir arada yer aldığı belgedir. Modülde her teklif revizyon geçmişiyle tutulur; fiyat pazarlık sırasında değiştiğinde eski sürüm silinmez, yeni sürüm revizyon olarak eklenir.

Teklifte şu bilgiler tanımlanır:

• Fiyat ve para birimi: Net fiyat ile satış fiyatı ayrı tutulur. Satış para birimine çevrimde kur sabitlenebilir ya da güncel kur kullanılabilir.
• Depozito şartları: Depozito yüzde veya tutar olarak tanımlanır.
• İptal ceza bantları: İptal tarihine göre değişen ceza kademeleri belirlenir.
• Küçültme şartları: Grubun ücretsiz küçülebileceği oran ve koltuk başı ceza girilir.

Teklif PDF olarak üretilir ve tek kullanımlık bir onay linki oluşturulur; link müşteriyle paylaşılır. Müşteri teklifi bu link üzerinden onaylar; onay telefonla veya ıslak imzalı bir belgeyle alındıysa belge talebe yüklenerek onay manuel olarak kaydedilir.

Opsiyon, yolcu listesi ve değişiklik yönetimi

Onaylanan teklif opsiyonlu bir rezervasyona dönüşür. Grup satışında opsiyon süresi en kritik tarihtir; süre dolarsa koltuklar kaybedilebilir. Modülde opsiyon uzatma talebi ve sonucu ayrı olaylar olarak kaydedilir, böylece hangi tarihte kimin uzatma istediği ve havayolunun ne cevap verdiği izlenebilir.

Yolcu listesi toplu olarak içe aktarılabilir. Grup yolcuları genellikle parça parça gelir; liste tamamlandıkça yolcular eklenir, gerektiğinde değiştirilir veya iptal edilir.

Değişiklikler, uygulanmadan önce önizlenir. Desteklenen değişiklik türleri şunlardır:

Küçültme cezası hesabı şöyle çalışır: Teklifte tanımlanan ücretsiz küçülme yüzdesi, grubun ilk koltuk sayısına uygulanır. Bu payı aşan her koltuk için tanımlı koltuk başı ceza, tanımlı değilse koltuğun net ücreti ceza olarak hesaplanır. Grup büyüdüğünde veya aynı kaldığında ceza oluşmaz.

Ödeme planı ve tahsilat takibi

Ödeme planı, grup bedelinin depozito ve bakiye kalemlerine bölünerek tarihlendirilmesidir. Her kalem bekliyor, kısmi, ödendi, gecikmiş veya iptal durumlarından birinde izlenir. İade gerektiğinde iade de ayrı bir kalem olarak plana eklenir.

Tahsilat yöntemi olarak BSP, kredi kartı, havale, DBS (Doğrudan Borçlandırma Sistemi) ve diğer seçenekleri kaydedilebilir. Tahsilat dekontları ve EMD gibi belgeler talebin belge alanına yüklenir.

Ödeme planı finans ekibi için tek bakışta durum görmeyi sağlar: hangi grubun depozitosu geldi, hangi bakiyenin vadesi geçti, hangi grupta iade süreci başladı. Gecikmiş ödemeler raporu bu bilgiyi tüm gruplar için tek listede toplar.

Ekip çalışması: görevler, hatırlatmalar ve SLA

Grup dosyaları genellikle birden fazla kişinin elinden geçer. Satış temsilcisi teklifi hazırlar, biletleme ekibi opsiyonu ve biletleri yönetir, finans tahsilatı izler. Modül bu iş bölümünü görevlerle destekler: her görev satış, biletleme, finans veya yönetici rolüne yönelik açılabilir ve tamamlandığında kapatılır.

Ekip çalışmasını destekleyen diğer araçlar şunlardır:

• Notlar: Müşteriyle yapılan görüşmeler ve iç değerlendirmeler dosyada kalır.
• Belgeler: Teklif kaynağı, onay, sözleşme, EMD ve dekont gibi belgeler türüne göre saklanır.
• Talep takvimi: Grup talepleri takvim görünümünde izlenir.
• Son tarih hatırlatmaları: Ödeme, opsiyon, isim ve biletleme son tarihleri yaklaşırken otomatik olarak görev açılır.
• SLA kontrolleri: Belirlenen sürede teklif verilmeyen talepler için yöneticiye görev düşer; süresi dolan opsiyonlar da satış ekibine görev olarak bildirilir.
• Yönetici onay eşikleri: Seçilen teklifin tutarı tanımlı eşiği aşıyor veya kâr marjı belirlenen alt sınırın altında kalıyorsa yönetici için otomatik bir uyarı görevi açılır; işlem bu nedenle durdurulmaz.

Olay geçmişi: grup dosyasında ne oldu?

Olay geçmişi, grup dosyasında yapılan her işlemin kayıt olarak tutulduğu zaman çizelgesidir. Talebin oluşturulması, durum değişiklikleri, temsilci ataması, teklif ekleme ve revizyonları, onay linkinin gönderilmesi ve müşteri onayı, rezervasyonun oluşturulması, opsiyon uzatma talepleri, ödeme kayıtları, yolcu ekleme ve içe aktarma, değişikliklerin uygulanması, biletleme, görevler, hatırlatmalar, notlar ve belge yüklemeleri bu zaman çizelgesine yazılır.

Bu kayıt iki durumda özellikle değerlidir. Birincisi devir teslimdir: dosya başka bir temsilciye geçtiğinde yeni sorumlu, müşteriyle ne konuşulduğunu ve hangi adımın beklediğini yazışma geçmişini taramadan görür. İkincisi anlaşmazlıklardır: müşteri bir teklifin hangi sürümünü onayladığını ya da bir ödemenin ne zaman kaydedildiğini sorduğunda cevap zaman çizelgesinde hazırdır.

Talep kaynağı neden kaydedilir?

Talep kaynağı, her grup talebinin hangi kanaldan geldiğini gösteren alandır: B2B panel, B2C site formu, çağrı merkezi, e-posta veya white-label kanal. Operasyon ekibi talebi açarken kaynağı işaretler; böylece satış hunisi raporunda hangi kanalın daha çok grup talebi getirdiği görülebilir.

Grup satış raporları

Grup modülünün raporları üç soruya cevap verir. Satış hunisi raporu, taleplerin hangi aşamada biriktiğini ve ne kadarının satışa dönüştüğünü gösterir. Teklif süresi raporu, talebin gelmesiyle teklifin müşteriye gitmesi arasında geçen süreyi ölçer; grup satışında hızlı teklif çoğu zaman satışı belirler. Gecikmiş ödemeler raporu ise vadesi geçen tahsilatları listeler.

Kaybedilen taleplerdeki sebep kodlarıyla birlikte okunduğunda bu raporlar, fiyat politikanızın mı yoksa cevap hızınızın mı satış kaybettirdiğini görmenize yardımcı olur.

Grup modülü ile charter envanteri arasındaki fark

Grup modülü ve charter envanteri farklı ihtiyaçlara cevap verir ve birbirinden bağımsız çalışır. Grup modülü, havayolundan veya tedarikçiden alınan grup fiyatlarıyla tarifeli uçuşlarda toplu satışı yönetir. Charter envanteri ise koltuk sahibi olduğunuz uçuşlarda kontenjan, fiyat kademesi ve bekleme listesi yönetimi sağlar; charter uçuşlarda grup blokları ayrıca tanımlanır. Ayrıntılar için charter uçuş yazılımı sayfasına bakabilirsiniz.

Grup modülüyle nasıl başlanır?

Grup modülünü devreye almadan önce SLA süresi, hatırlatma günleri, asgari grup büyüklüğü ve yönetici onay eşikleri gibi ayarlarınızı belirlemeniz kurulumu hızlandırır. Kurulum ortalama iki hafta sürer, kiralama veya kaynak kodu satın alma seçenekleri vardır ve fiyat teklifle belirlenir. Bir grup dosyasının talepten biletlemeye akışını demo üzerinde görebilirsiniz.