Kurumsal seyahat yönetimi yazılımı: şirket müşterileriniz için politika ve onaylı uçuş satışı

Şirket müşterileri bir acenteden yalnızca uygun fiyatlı bilet beklemez; harcamanın kurallara uygun olmasını, doğru kişinin onay vermesini ve ay sonunda düzgün bir rapor almayı da ister. Kurumsal seyahat yönetimi yazılımı bu ihtiyacı acentenin kendi altyapısıyla karşılar. DIJI.TECH'in uçak bileti yazılımı kurumsal portalı B2B acente portalı ve B2C satış sitesiyle aynı rezervasyon motoru üzerinde çalıştırır; bir tedarikçiyi bağladığınızda şirket müşterileriniz de o içeriğe erişir.

Kurumsal seyahat yönetimi yazılımı ne işe yarar?

Kurumsal seyahat yönetimi yazılımı, bir şirketin çalışanlarının iş seyahatlerini önceden belirlenmiş politika, onay ve bütçe kurallarıyla satın almasını sağlayan bir yönetim sistemidir. Acente açısından ise şirket müşterilerini telefon ve e-posta trafiğinden kurtarıp kendi kendine işleyen, denetlenebilir bir satış kanalına taşır.

Portal, acentenin şirket müşterisine açtığı ayrı bir arayüzdür. Çalışanlar ve seyahat sorumluları şu ekranları kullanır:

• Arama ve sepet: uçuş arama, sepete ekleme ve sepette politika ihlallerini görme.
• Seyahatler: geçmiş ve yaklaşan seyahatlerin listesi.
• Onaylar: onay bekleyen, onaylanan ve reddedilen talepler.
• Cüzdan: şirketin ön ödemeli bakiyesi ve hareketleri.
• Raporlar: emisyon, satış ekstresi ve politika uyumu.
• Vize: portal menüsünde vize ekranı da yer alır.

Acente tarafında ise şirketler, şirket başvuruları, faturalar, raporlar ve şirketlerle ilgilenen temsilciler ayrı ekranlarda yönetilir.

Seyahat politikası motoru nasıl çalışır?

Seyahat politikası motoru, her uçuş seçeneğini şirketin tanımladığı kurallarla karşılaştırıp sonucuna göre satın almayı engelleyen, onaya yönlendiren ya da yalnızca bilgilendiren bir kural katmanıdır. Politikalar şirket ağacına göre tanımlanır: ana şirket için yazılan bir politika alt birimleri de kapsayacak şekilde şubelere ve departmanlara uygulanabilir, gerektiğinde bir alt birim için ayrı bir politika tanımlanabilir; birden fazla politika eşleştiğinde en özel olanın mı yoksa en katı sonucun mu geçerli olacağı şirket ayarıyla seçilir.

Uçuş için tanımlanabilen kurallar şunlardır:

Her kural için dört aksiyondan biri seçilir: engelle, ihlalde onaya gönder, her zaman onay iste ve sadece bilgi ver. Politikalar şirket ağacına bağlı olduğu için aynı kural bir departmanda yalnızca bilgi notu üretirken başka bir departmanda onaya düşecek şekilde kurgulanabilir.

Politikalar versiyonlu tutulur. Bir politikayı değiştirdiğinizde eski versiyon geçmişte kalır ve iki versiyonu yan yana karşılaştırabilirsiniz. Bu sayede politikanın ne zaman, nasıl değiştiği her zaman kayıtlıdır.

Onay akışları: kim, hangi tutarda, hangi sırayla onaylar?

Onay akışı, politikanın onaya gönderdiği talebin hangi yöneticilerden hangi sırayla geçeceğini belirleyen iş akışıdır. Seviyeler tutar bandına göre tanımlanır: düşük tutarlı bir seyahat tek bir yöneticinin onayıyla tamamlanırken, yüksek tutarlı bir seyahat ek seviyelerden geçebilir.

Akışı şekillendiren ayarlar şunlardır:

• Tümü veya herhangi biri: bir seviyedeki tüm onaycıların mı, yoksa birinin onayının mı yeterli olacağı.
• Sıralı veya paralel: seviyelerin birbirini beklemesi ya da aynı anda çalışması.
• Vekâlet: onaycı izindeyken yetkinin başka bir kişiye devri.
• Zaman aşımında eskalasyon: onay süresi dolduğunda talebin bir sonraki seviyeye veya yöneticiye taşınması.
• Tek kullanımlık e-posta linki: onaycının portala girmeden onay veya ret vermesi.

Havayolu rezervasyonlarının bir opsiyon süresi vardır; bu süre dolduğunda tutulan yer ve fiyat kaybolabilir. Bu nedenle onay süresi uçuşun opsiyon süresiyle sınırlandırılır. Son onay verildiğinde fiyat yeniden kontrol edilir, böylece onay beklerken değişen bir fiyat kimse fark etmeden biletlenmez. Opsiyon süresinin nasıl işlediğini opsiyon ve TTL sözlük maddesinde bulabilirsiniz.

Bir iş seyahati portalda nasıl satın alınır?

Kurumsal portalda satın alma, politika ve onay kontrollerinin arama ile bilet arasına yerleştirildiği sabit bir akıştır. Çalışanın gözünden süreç şu adımlarla ilerler:

1. Arama: çalışan uçuşu arar; sonuçlar acentenin bağlı olduğu tedarikçilerden gelir.
2. Sepet: çalışan seçtiği uçuşu sepete ekler.
3. Politika kontrolü: sepetteki uçuş şirketin kurallarıyla karşılaştırılır ve ihlal edilen kurallar gösterilir; engelleyen bir kural varsa satın alma burada durur.
4. Onay talebi: kural onay gerektiriyorsa talep, tutar bandına uygun onay seviyesine gönderilir.
5. Onay: onaycılar portaldan veya e-posta linkinden karar verir; süre dolarsa eskalasyon çalışır.
6. Yeniden fiyatlama ve bilet: son onayla birlikte fiyat tekrar kontrol edilir, ödeme alınır (örneğin şirket cüzdanından) ve bilet kesilir.

Bu akış sayesinde seyahat sorumlusu her talebi e-postayla toplamak, onayları elle takip etmek ve fiyat değişikliklerini yeniden sormak zorunda kalmaz. Her adımın kaydı tutulduğu için politika uyum raporu da aynı veriden üretilir.

Bütçe, şirket cüzdanı ve ödeme

Bütçe modülü, şirket, şube ve departman düzeyinde seyahat harcama sınırlarını izleyen bir kontrol katmanıdır. Her bütçe için aşım durumunda ne olacağı seçilir: bilgilendir, gerekçe iste, onaya gönder veya engelle; bütçe ekranında her bütçenin kullanım oranı izlenir. Böylece departman yöneticileri yıl sonunu beklemeden harcamanın nereye gittiğini görür.

Şirket cüzdanı, acentenin şirket adına yüklediği veya geri aldığı ön ödemeli bakiyedir. Satın almalar bu bakiyeden düşülür; iptal edilen veya tamamlanamayan ürünlerin tutarı cüzdana geri yatar ve bakiye eksiye düşmez. Cüzdan hareketleri değiştirilemez bir defterde tutulur: her hareket yeni bir satır olarak eklenir, mevcut satırlar sonradan düzenlenmez. Bu yapı hem acentenin hem şirketin muhasebe ekibine güvenilir bir mutabakat zemini sağlar.

Havayolu kurumsal kodları ve sadakat programı

Havayolu kurumsal kodu, şirketin bir havayoluyla yaptığı özel fiyat anlaşmasını rezervasyona taşıyan tanımlayıcıdır. Yazılımda kurumsal kodlar şirket ağacına tanımlanır ve alt birimler tarafından miras alınır; her departman için ayrı giriş gerekmez.

Bugün bağlı kurumsal kod Turkish Airlines içindir ve özel fiyat THY NDC bağlantısı üzerinden gelir. Ayrıntılar THY NDC entegrasyonu sayfasındadır. Ayrıca personelin Miles&Smiles numarası profilinde kayıtlıysa rezervasyon sırasında otomatik doldurulur; çalışanın her seferinde numarayı girmesi gerekmez.

Raporlar: emisyon, ekstre ve politika uyumu

Kurumsal raporlar, şirketin seyahat harcamasını, karbon etkisini ve kurallara uyumunu gösteren dökümlerdir. Portalda dört temel rapor bulunur:

Emisyon faktörleri yapılandırılabilir varsayılan değerler olarak gelir. Sürdürülebilirlik raporlamasında kullanmadan önce değerleri DEFRA'nın güncel resmi yayınıyla karşılaştırmanızı öneririz.

Güvenlik ve KVKK

Kurumsal portal şirket çalışanlarının kişisel verilerini ve ödeme bakiyesini barındırdığı için erişim katmanı sıkı tutulur. Portalda şu önlemler bulunur:

• İki adımlı doğrulama: TOTP tabanlı doğrulama uygulamalarıyla ikinci faktör.
• IP izin listesi: portala yalnızca şirketin belirlediği IP adreslerinden erişim.
• SSO keşfi: kullanıcının e-posta alan adına göre şirketin tek oturum açma yönteminin bulunması.
• KVKK talepleri: çalışanların kopya, düzeltme veya silme taleplerini profil ekranından iletmesi ve durumunu izlemesi.

Çalışan verileri ve şirket bakiyesi AWS üzerinde, Cloudflare koruması arkasında tutulur; kartlı ödemeler PCI DSS uyumlu ödeme altyapısından geçer.

Acente tarafında kurumsal müşteri yönetimi

Acente tarafındaki kurumsal ekranlar, birden fazla şirket müşterisini aynı ekipten yönetmeniz için tasarlanmıştır. Şirketler ekranında her şirket müşterisi ayrı bir kayıt olarak yönetilir. Yeni bir şirketin portala katılmak için yaptığı başvurular ayrı bir ekranda değerlendirilir.

Faturalar ve raporlar acente tarafında da izlenir; böylece hem şirkete gönderilen dökümleri hem de kendi satış performansınızı aynı yerden takip edersiniz. Şirketlerle ilgilenen temsilciler de acente tarafında ayrı bir ekranda tanımlanır. Şirket cüzdanına bakiye yükleme ve geri alma işlemleri de acente tarafından yapılır.

Kurumsal satışta acentenin kârı nasıl korunur?

Kurumsal portal acentenin kendi satış kanalıdır, bu yüzden fiyatlandırma da acentenin elindedir. Markup kural motorunda kurumsal müşteri kriteri bulunur: her şirket için ayrı kâr kuralı tanımlanabilir ve bu kural rota, kabin veya tedarikçi kriterleriyle birleştirilebilir. Kurallar rezervasyon, yolcu, bilet veya bacak başına uygulanabilir. Kriterlerin tamamı fiyatlandırma ve markup sayfasında anlatılır.

Uçuş içeriği acentenin bağladığı GDS, NDC ve konsolidatör bağlantılarından gelir. Aynı arama motoru alt acentelerinize B2B portal üzerinden de hizmet verir; şirket müşterileri, alt acenteler ve bireysel yolcular aynı içeriği kendi kurallarıyla görür.

Kurumsal seyahat yönetim sistemi hangi şirketlere uygun?

Kurumsal seyahat yönetim sistemi, iş seyahatini düzenli yapan ve harcamayı kurallarla denetlemek isteyen her ölçekteki şirkete uygundur; asıl belirleyici çalışan sayısı değil, seyahatin ne kadar sık ve kaç kişi tarafından yapıldığıdır. Birkaç seyahat eden çalışanı olan bir şirket yalnızca onay akışı ve şirket cüzdanıyla başlayabilir. Çok şubeli bir şirket ise şirket ağacı, departman bütçeleri ve versiyonlu politikalardan daha fazla fayda görür.

Acente için kriter de benzerdir: kurumsal portal, şirket müşterilerinizin taleplerini e-posta ve telefonla yönetmekten kaynaklanan operasyon yükünü azaltmak istediğinizde anlam kazanır. Her şirket aynı portalı kendi kurallarıyla kullandığı için yeni bir şirket müşterisi eklemek, yeni bir sistem kurmak anlamına gelmez.

Kurumsal seyahat acentası olarak nereden başlamalı?

Kurumsal seyahat acentası olarak bu kanala geçiş, mevcut şirket müşterilerinizin seyahat kurallarını ve onay zincirlerini yazılıma taşımakla başlar. Pratik bir başlangıç sırası şöyledir:

1. Şirket ağacını (ana şirket, şubeler, departmanlar) ve çalışan listesini oluşturun.
2. Şirketin yazılı seyahat politikasını kurallara çevirin ve her kural için aksiyonu seçin.
3. Onay seviyelerini tutar bantlarıyla tanımlayın, vekâlet ve eskalasyon ayarlarını yapın.
4. Bütçeleri ve bütçe aşımında uygulanacak aksiyonu girin, şirket cüzdanına ilk bakiyeyi yükleyin.
5. Kurumsal kodları ve güvenlik ayarlarını (2FA, IP izin listesi) etkinleştirip pilot kullanıcılarla başlayın.

Şirket müşterileriniz için portalın devreye alınması ortalama iki hafta sürer; yazılımı ister kiralayarak ister kaynak kodunu satın alarak kullanabilirsiniz. Kavramsal çerçeve için kurumsal seyahat yönetimi nedir rehberine, kanalınıza uygun yapıyı konuşmak için demo görüşmesine göz atabilirsiniz.