Seyahat acentesi muhasebesi ve e-Fatura: bilet satışları nasıl belgelenir?

Seyahat acentesi muhasebesinde e-Fatura, bilet satışının en çok vakit alan ve hataya en açık adımıdır. Bir uçak biletinin içinde havayolunun ücreti, vergiler, acentenin kendi kârı ve bazen taksit farkı bir arada bulunur; bunların faturada ve muhasebe kaydında doğru ayrışması gerekir. Bu rehberde GİB'in e-Fatura ve e-Arşiv kurallarını, bilet faturasının yapısını, iadeleri ve mutabakatı acentenin gözünden ele alıyoruz. Örneklerde DIJI.TECH'in uçak bileti yazılımı içindeki muhasebe bağlantılarını kullanıyoruz. Vergi konularında son söz her zaman mali müşavirinizindir; bu rehber bir başlangıç çerçevesi sunar.

Seyahat acentesi muhasebesinde bilet satışı nasıl ele alınır?

Seyahat acentesi muhasebesinde bilet satışı, müşteriden tahsil edilen toplam tutarın tedarikçiye ait kısım ile acentenin kendi geliri olarak ayrıştırılmasıyla ele alınır. Müşteri tek bir tutar öder, ama bu tutarın büyük bölümü havayoluna veya konsolidatöre gider; acentede kalan, eklediği hizmet bedeli ya da kâr payıdır.

Bu ayrım üç yerde önem taşır:

• Faturada: Bilet bedeli ile acentenin hizmet bedeli ayrı satırlarda gösterildiğinde vergilendirme ve müşteri açısından şeffaflık sağlanır.
• Gelir kaydında: Acentenin gerçek geliri hizmet bedeli ve komisyondur; bilet bedelinin tamamını gelir gibi izlemek kârlılık analizini bozar.
• Mutabakatta: Tedarikçiye ödenen tutar, müşteriden tahsil edilen tutar ve banka hesabına geçen tutar ayrı ayrı eşleştirilmelidir.

Acentenin bilet bedelini hangi sıfatla tahsil ettiği ve gelirin nasıl kaydedileceği, acentenin satış modeline ve tedarikçi anlaşmalarına göre değişir. Bu modeli kurarken mali müşavirinizle çalışmanız gerekir.

e-Fatura ve e-Arşiv nedir, farkı ne?

e-Fatura, Vergi Usul Kanunu'na göre düzenlenmesi zorunlu olan faturanın kâğıt yerine elektronik ortamda düzenlenmesini, alıcıya iletilmesini, saklanmasını ve ibrazını sağlayan GİB uygulamasıdır. e-Arşiv fatura ise e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen elektronik faturadır.

GİB'in e-Fatura bilgi notuna göre ayrım şöyledir:

Aynı bilgi notuna göre zorunlu veya isteğe bağlı olarak e-Fatura uygulamasına geçen mükellefler aynı zamanda e-Arşiv fatura uygulamasına da geçmelidir. Acenteler için pratik sonuç şudur: e-Fatura uygulamasına kayıtlı kurumsal müşteriye ve alt acenteye e-Fatura, bireysel yolcuya e-Arşiv kesilir. Hangisinin kesileceği alıcının o anki GİB kaydına bağlı olduğundan, belgeyi düzenlemeden önce bu kaydın kontrol edilmesi gerekir.

Hangi acenteler e-Fatura'ya geçmek zorunda?

e-Fatura'ya geçiş zorunluluğu, 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği'nde belirlenen hasılat ve faaliyet kriterlerine bağlıdır. GİB'in bilgi notunda seyahat acentelerine özgü ayrı bir eşik yer almaz; acenteler genel kriterlere ve internet satışı kriterine göre değerlendirilir:

Online bilet satan bir acente için internet satışı kriteri özellikle önemlidir, çünkü eşiği genel kriterden düşüktür. GİB ayrıca riskli bulduğu mükelleflere, ciro ve sektörden bağımsız olarak yazılı bildirimle geçiş zorunluluğu getirebilir. Eşikler ve kapsam tebliğ değişiklikleriyle güncellenebildiği için GİB e-Belge mevzuat sayfasını düzenli olarak kontrol etmeniz gerekir.

Uçak bileti faturasında hangi satırlar yer alır?

Uçak bileti faturası, bilet bedelini, acentenin hizmet bedelini, varsa iç hat alan vergisini ve taksit farkını ayrı satırlarda gösteren bir faturadır. Satırların ayrılması hem farklı vergi uygulamalarını mümkün kılar hem de müşterinin neye ödeme yaptığını görmesini sağlar.

DIJI.TECH yazılımının belge düzenleyen muhasebe bağlantıları faturayı şu satırlarla kurar:

Satırların toplamı müşteriden tahsil edilen tutara eşittir. KDV oranları, istisna kodları, fiyatların KDV dahil olup olmadığı ve belge notu şablonu ayarlardan tanımlanır.

Dış hat biletlerinde dikkat edilecek yasal dayanak KDV Kanunu'nun 14. maddesidir. Bu maddeye göre transit ve Türkiye ile yabancı ülkeler arasında yapılan taşımacılık işlerinden Cumhurbaşkanınca belirlenecek taşıma işleri vergiden müstesnadır. İstisnanın bilet satırına, acentenin hizmet bedeline ve diğer kalemlere nasıl uygulanacağını mali müşavirinizle netleştirin ve yazılımdaki ayarları buna göre yapın. DIJI.TECH yazılımı dış hat biletlerinde bilet satırını ve hizmet bedeli satırını ayarlardaki uluslararası taşımacılık istisna koduyla %0 yazar; bu kodun ve açıklamanın doğruluğunu mali müşavirinizle teyit edin.

e-Belge hangi anda ve nasıl düzenlenir?

En sağlıklı yöntem, belgenin ödeme tamamlandığı anda ve alıcı bilgisi kesinleşmişken düzenlenmesidir. Ödeme öncesi kesilen belge, fiyat değişirse veya satış iptal olursa düzeltme gerektirir; günler sonra toplu kesilen belge ise unutulma ve hatalı alıcı bilgisi riskini artırır.

DIJI.TECH yazılımında belge varsayılan olarak ödemeden hemen sonra düzenlenir; otomatik düzenleme kapatılırsa rezervasyon panelinden elle başlatılır. Her satış için platformda bir belge kaydı açılır ve aynı satış ikinci kez faturalanmaz. Muhasebe sistemi geçici olarak yanıt vermezse istek artan aralıklarla yeniden denenir; alıcı bilgisindeki hata gibi veri kaynaklı sorunlar ise düzeltildikten sonra elle yeniden gönderilir. Bu yaklaşım, iki temel muhasebe hatasını önler: faturası hiç kesilmemiş satış ve iki kez faturalanmış satış. Düzenlenen belgenin numarası ve PDF'i rezervasyonun belge kaydına eklenir, böylece müşteri faturasını istediğinde ekibiniz belgeyi muhasebe sistemine girmeden bulur.

Belge türünün doğru seçilmesi de otomasyona bağlanabilir. Paraşüt ve Luca bağlantıları alıcının vergi numarasıyla e-Fatura kaydını sorgular; kayıtlı alıcıya e-Fatura, diğerlerine e-Arşiv düzenler. Logo Netsis bağlantısında vergi numaralı alıcılar için belge türü ayarlardan seçilir.

Belge türüne ek olarak e-Arşiv tarafında bir ayar daha önemlidir: internet üzerinden yapılan satışlarda belgeye yazılan web adresi. Bu adres belge ayarlarında tanımlanır ve e-Arşiv belgelerine eklenir.

İptal ve iadede belge nasıl düzenlenir?

İptal edilen bir bilet satışı için, orijinal satış belgesiyle ilişkilendirilmiş bir iade kaydı oluşturulması gerekir. Bu kaydın e-belge olarak mı yoksa yalnızca muhasebe kaydı olarak mı tutulacağı, orijinal belgenin türüne ve kullandığınız sisteme göre değişir.

DIJI.TECH yazılımındaki muhasebe bağlantıları bu konuda farklı davranır:

Belge düzenleyen üç bağlantının hepsinde iade belgesi, satış belgesi düzenlenmeden gönderilmez. Satış belgesi hiç düzenlenmemiş bir satışın tam iadesinde iade belgesi de oluşturulmaz. e-Arşiv iptali veya alıcının düzenleyeceği iade faturası gibi GİB tarafındaki adımları mali müşavirinizle planlayın. Bilet iadesinin operasyon tarafı için uçak bileti iade süreci rehberine bakabilirsiniz.

Alt acente satışları ve komisyon faturaları

Alt acente ağıyla çalışan bir acentenin muhasebesi, son müşteriye satıştan daha katmanlıdır. Alt acente bileti kendi müşterisine satar, ana acente ise alt acenteye satış yapar ve aradaki komisyon ilişkisini ayrıca izler.

DIJI.TECH yazılımında bu yapı finans ekranlarına yansır: satış faturaları ve komisyon faturaları ayrı ekranlarda tutulur, her acentenin hesap ekstresi ve bakiye geçmişi ayrıca izlenir. Markup katmanlı çalıştığı için her katman yalnızca kendi kârını görür; satıcı komisyonu ise ayrı bir raporda yer alır. Muhasebe kaydında bu katmanların karıştırılmaması, hem ana acentenin hem alt acentenin gelirini doğru göstermesi için şarttır.

Dövizli satışlar ve kur farkı

Dövizli bilet satışında muhasebenin doğru tutulması için üç bilgi ayrı izlenmelidir: müşterinin ödediği para birimi ve tutar, tedarikçiye ödenen para birimi ve tutar, satış anında aralarında uygulanan kur. Bu bilgiler karışırsa kur farkı kâr ya da zarar gibi görünür.

Muhasebe sistemlerinin döviz desteği farklıdır. Paraşüt satış faturası TRY, USD, EUR ve GBP kabul eder. Logo Netsis bağlantısında döviz tipi eşlemesinde tanımlı para birimleri dövizli faturaya yazılır, eşlenmemiş olanlar satıştaki kurla Türk lirasına çevrilir. Arkman bağlantısı Türk lirası tutarlarla çalışır. Belge için gerekli kur henüz bulunamazsa belge düzenlenmez ve kur oluştuğunda yeniden kurulur.

SYS beslemesi satış ve tedarikçi tarafını ayrı alanlarda taşır; ayrıntılar SYS muhasebe entegrasyonu sayfasındadır.

Mutabakat: satış, tedarikçi ve banka

Mutabakat, acentenin yazılımdaki satış kayıtlarını tedarikçi hesap ekstresi, banka veya POS hareketleri ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırma işidir. Bilet satışında mutabakatın üç ayağı vardır: müşteriden tahsil edilen, tedarikçiye ödenen ve muhasebeye işlenen tutar.

Mutabakatı kolaylaştıran araçlar şunlardır:

• Raporlar: Uçuş satış raporu, komisyon, kâr, kârlılık, satıcı komisyonu ve fiyat mutabakatı raporları.
• Finans ekranları: Hesap ekstresi, bakiye geçmişi, depozito, satış faturaları ve komisyon faturaları.
• Aktarım durumu: Rezervasyon listelerinde her satışın muhasebe aktarım durumu; SYS kullananlarda satırın SYS tarafından ilk okunduğu zaman.
• Referans numarası: Rezervasyondaki acente referans numarası, Arkman gibi sistemlere aynen aktarılarak eşleştirmeyi kolaylaştırır.
• Operasyon kuyruğu: Başarısız ödemeler ve mutabakat bekleyen rezervasyonlar ayrı kuyruklarda toplanır.

Kâr katmanlarının, yani hizmet bedeli ve markup'ın nasıl oluştuğunu bilmek mutabakatın ön koşuludur; bunun için fiyatlandırma ve markup sayfasına bakabilirsiniz.

Muhasebe entegrasyonu seçerken nelere bakılmalı?

Muhasebe entegrasyonu seçerken asıl soru, muhasebenizin bugün hangi sistemde tutulduğu ve e-belgeyi kimin düzenlediğidir. Aşağıdaki sorular seçimi netleştirir:

DIJI.TECH yazılımında belge düzenleyen bir bağlantı ile kayıt tutan veya besleme sunan bir bağlantı aynı satış için birlikte açık olabilir; seçim tek bir sisteme kilitlemez. Yukarıdaki test sorusunun cevabı da sandbox modudur: belge ayarları, sağlayıcıya hiç istek gitmeden oluşan deneme belgeleri üzerinde kontrol edilir. Tüm seçenekleri muhasebe entegrasyonu sayfasında karşılaştırdık; tahsilat tarafı için turizm sanal POS seçimi rehberine bakabilirsiniz.